Районный архив в с. Ключи уже существовал в 30-х годах. Документы, подтверждающие создание архивного отдела при Ключевском райисполкоме не обнаружены, однако документы по личному составу свидетельствуют о том, что в 1933 году в райисполкоме уже существовала единица заведующего районным государственным архивом (впоследствии архивариус). В 1933 году он назывался Ключевский райгосархив Ключевского райисполкома Западно-Сибирского края. В октябре 1933 года ЦИК СССР принял постановление «Об упорядочении архивов в колхозах, совхозах и МТС». Во исполнении его ВЦИК направляет в декабре 1933 года и в августе 1934 года циркуляры краевым и областным исполкомам сначала «О проверке состояния архивов колхозов, совхозов и МТС», а затем «Об упорядочении архивов в районных и низовых учреждениях, организациях, предприятиях». В 1938 году - переименован в Ключевский райгосархив районного отдела НКВД (Постановление Президиума Верховного Совета СССР от 16 апреля, Постановлением Президиума Верховного Совета РСФСР от 3 декабря 1938 года и приказом НКВД СССР от 17 января 1939 года). 29 сентября 1939 года архивы переданы в ведение НКВД, Алтайское краевое архивное управление стало архивным отделом НКВД. 10 декабря 1943 года ВЦИК и СНК РСФСР вынесли постановление об организации районных архивов при райисполкомах (Организация архивного дела в СССР). Ключевский районный архив передан в подчинение Ключевскому районному отделу НКВД СССР по Алтайскому краю в ведении которого он находился по 1945 год включительно. С 11.06. 1953 года- райгосархив Ключевского районного отдела МВД (указание МВД СССР от 11.06.1953 г. № 2579), государственные, районные архивы переданы непосредственное подчинение районных отделов МВД СССР на правах структурных подразделений. С 1955 года райгосархив переходит в подчинение исполнительному комитету Ключевского районного Совета рабочих и крестьянских депутатов (решение крайисполкома №472 от 19.09.1955 год). 14 октября 1961 года в связи с преобразованием 13.01.1960 года ГАУ МВД СССР в Главное архивное управление при Совете Министров СССР и сети центральных государственных архивов СССР, решением Алтайского краевого исполнительного комитета от 14 октября 1961 г. «Об образовании архивного отдела в составе исполнительного комитета краевого Совета депутатов трудящихся» организован архивный отдел Алтайского крайисполкома. Документов о переподчинении Ключевского районного архива райисполкому не обнаружено, но на заседании райисполкома 9 февраля 1962 г. Рассматривался вопрос о перестройке работы по комплектованию районного государственного архива, на основании которого можно сделать вывод о подчиненности райгосархива райисполкому. На основании Указа Президиума Верховного Совета РСФСР от 01.02.1963 Ключевский район расформирован. После образования Ключевского района как административно- территориальной единицы с 17.03.1964 на первом заседании исполнительного комитета районного Совета депутатов трудящихся были созданы отделы райисполкома, в том числе и районный государственный архив. На заседании райисполкома 3 ноября 1964 года было принято решение о мерах по улучшению архивного дела в районе, в соответствии с которым решено утвердить списки учреждений, предприятий, организаций, документы которых подлежат передаче в райгосархив. Источниками комплектования райгосархива являлись 38 организаций, на хранении находилось 65 фондов, содержащих 3542 дел постоянного хранения и 1403 дела по личному составу. Одновременно этим же решением предписано организациям, предприятиям, учреждениям, чьи документы по личному составу находились на госхранении возвратить их на ведомственное хранение. С 1977 года переименован в райгосархив Ключевского районного Совета народных депутатов. На основании Указа Президиума Верховного Совета РСФСР от 1 июля 1982 года «Об отделах, управлениях исполнительных комитетов краевых, областных Советов народных депутатов, Советов народных депутатов автономных республик и округов, районных и городских, районных в городах Советов народных депутатов РСФСР», решением первой сессии двадцать первого созыва Ключевского районного Совета народных депутатов Алтайского края от 3 июля 1987 года «Об архивном отделе исполкома районного Совета народных депутатов Ключевский районный государственный архив преобразован в архивный отдел Ключевского райисполкома. Архивный отдел Ключевского райисполкома осуществлял свою деятельность на основании «Положения об архивном отделе исполнительного комитета городского, районного Совета народных депутатов Алтайского края», утвержденного решением коллегии архивного отдела крайисполкома от 26 декабря 1988 года № 51. Собственного положения не принималось. Основными задачами архивного отдела райисполкома были: обеспечение сохранности документов, хранящихся в отделе, комплектование на основе экспертизы ценности новыми документами, имеющими историческое, политическое, народно-хозяйственное и иное значение и использование документов в соответствии с Положением о Государственном архивном фонде СССР, организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве предприятий, учреждений и организаций района. Основными функциями отдела было:
-осуществление государственного хранения;
- ведение государственного учета;
- осуществление в установленном порядке комплектования отдела;
- проведение экспертизы ценности научной и практической ценности документов;
- внедрение в практику передовых методов работы.
В связи с реформой исполнительной власти на основании постановления съезда народных депутатов РСФСР от 1 ноября 1991 года «Об организации исполнительной власти в период радикальной экономической реформы», Указа Президента РСФСР от 22.08.1991 № 75 «О некоторых вопросах деятельности органов исполнительной власти в РСФСР» полномочия исполкомов районных и сельских Советов народных депутатов были прекращены, архивный отдел райисполкома был реорганизован в комитет администрации района. Согласно штатному расписанию в комитете имеется единица председателя комитета.
В соответствии с законом Алтайского края «Об архивном фонде Алтайского края и архивов», утвержденным постановление Алтайского краевого Законодательного Собрания от 28.12.1994 №168, архивные учреждения приобрели статус учреждений архивных с постоянным составом документов, включены в систему учреждений архивной службы края, образуются органом местного самоуправления. В своей деятельности подчиняютя органу местного самоуправления, взаимодействует с комитетом администрации края по делам архивов. 14 декабря 1995 года распоряжением администрации района утверждено положение о комитете по делам архивов. В Уставе Ключевского района к предметам ведения местного самоуправления отнесено «организация и содержание муниципального органа». Комитет по делам архивов имеет статус структурного подразделения администрации. В соответствии с Законом Алтайского края «Об архивах и архивном фонде», утвержденном постановлением краевого Законодательного Собрания от 28.12.1994 №168, архивные учреждения районов края с обретением статуса «с постоянным составом документов», отнесены к источникам комплектования решением ЭПМК от 29.04.98, протокол № 4, с этого времени документы комитета по делам архивов начали впервые обрабатываться.
Архивный отдел расположен по адресу: 658980, с. Ключи, ул. Делегатская, 1, в здании имеются другие отделы и организации: комитет по образованию.
Удалось установить фамилии архивистов:
1933 год –Кучеров - зав.архивом; до мая 1936 года – Козырева- архивариус; с 16 сентября 1936 года до 10 августа 1937 года- Осинцева Мария Ивановна – архивариус; с 1938 по 1953 год –Ворчаков Илья Михайлович (с 1 апреля 1938 года) –архивариус, Ворчаков Илья Михайлович (с 1 апреля 1938 года) –архивариус, Маларенкова Елена Ивановна (с 23 января 1939 года) – зав.архивом, Жарнов Василий Кондратьевич (с 15 мая 1939 года), Назарова Елена Григорьевна (с 15 июня 1940 по 23 января 1941 года, Бируля Илларион Иванович (с 1954 по 1964 год), Гукова Тамара Владимировна (1965 год), Свистов Николай Титович (с апреля 1965 года), Фадеев Михаил Титович (с 5 августа 1968года), Старков Николай Пантелеевич (с 1 января 1973 года), Пришва Любовь Николаевна (с 22 ноября 1984 года), Губкина Любовь Андреевна, Наймушина Татьяна Анатольевна (с 25 сентября 2001 года по 07 февраля 2011 года), ведущий специалист Пономаренко (Марченко) Наталья Николаевна. С февраля 2011 года и по настоящее время -начальник архивного отдела Сенина Светлана Витальевна, ведущий специалист Тарасова Татьяна Анатольевна.
Архивный отдел на территории Ключевского района осуществляет государственное хранение документов. Особенности работы архивного отдела заключаются в том, что он выступает в роли управленческой структуры:
-осуществляет функции по организации организационно-методического руководства деятельностью ведомственных архивов района;
-действует на территории района как методический центр по вопросам организации делопроизводства и деятельности ведомственных архивов;
-выполняет функции, связанные с экспертизой, приемом, учетом, обеспечением сохранности архивных документов, исполняет запросы юридических и физических лиц.
На хранении в архивном отделе находятся следующие виды архивных документов :
-управленческая документация (протоколы, постановления, решения, распоряжения органов местного самоуправления, приказы руководителей, планы и отчеты, штатные расписания, сметы расходов, бюджеты, списки;
-документы по личному составу (книги приказов, расчетно-платежные ведомости, лицевые счета за 1941-2015 годы;
-личные фонды (автобиографии, наградные документы, газетные и журнальные статьи, письма, телеграммы, воспоминания;
-фотодокументы (копии фотографий) портреты известных людей, фронтовиков, ветеранов войны и труда, фотографии о памятных событиях в жизни района. Рассказывающие о праздниках и трудовых буднях местных жителей за 1910-2023 годы.
На 01 января 2024 года на государственном хранении находятся 38783 ед.хранения, документов на бумажной основе - 37810 ед.хранения.
-управленческая документация-25066 ед.хр.;
-документы личного происхождения- 116 ед.хр.;
-научно-технические документы-185 ед.хр.;
-документы по личному составу-12443 ед.хр.;
-фотодокументы-972 ед.хр..
Количество организаций по списку комплектования архивного отдела – 29, имеющих статус юридических лиц-23.
Показатели основных направлений и результатов деятельности:
2024 год – внесено -5387 заголовков ед.хр., 24 описи дел, 33 фонда, проведено информационных мероприятий-14, исполнено социально-правовых запросов-1230, тематических- 252; закартонировано 754 дела;
Всего внесено в ПК «Архивный фонд» 40873 заголовка единиц хранения, 260 описей, 144 фонда.
Отсканировано 3 описи дел, что составляет 754 заголовка ед.хр., всего отсканировано 260 описей, что составляет 38783 заголовка ед.хр.; всего отсканированы описи по 145 фондам;
Работа по оцифровке описей (сканирование и внесение информации в поля БД):
2024 год - объемы внесенных заголовков единиц хранения составляют:
100 % от общего количества единиц хранения;
100 % от общего количества описей дел;
100% от общего количества фондов.
объемы отсканированных описей дел составляют:
100% от общего количества единиц хранения;
100% от общего количества описей дел;
100% от общего количества фондов.
Информационная деятельность:
2024 год - проведено 4 семинара с ответственными за архивное делопроизводство, 1выставка к 100-летию Ключевского района, подготовлены 2 статьи в районной газете «Хранилище истории», «Большая работа маленького коллектива», проведена 1 обзорная экскурсия «О женщинах труженицах тыла», дни открытых дверей.